業務管理システム

弁護士、法律事務所の事務員様は日々対応している事件や依頼者の管理はどのようにやっていますでしょうか？
紙で事件ファイルに綴じて管理している法律事務所が多いのではないでしょうか。

そういったアナログでの情報管理ですと分散して二重管理になっていたり、記録していた書類がどこにあるのかわからないといったことが発生していませんか？
情報をデジタル化し、従来のアナログ管理で発生しているお悩みを解消でき、業務を効率化できるのが業務管理サービスです。

• 事務作業に時間が取られ、本来の業務に集中できない
• 依頼者の情報を用途に応じて2重管理している
• 事件の情報を探すのに時間がかかり、作業効率が悪い
• 事件の進捗を担当に聞かないとわからない
• 請求書の作成や会計処理に時間を取られている

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業務の効率化

・情報の一元管理

依頼者情報、事件情報、関連書類、スケジュール、請求情報などを一元管理することで、情報を探す手間や入力の手間を省き、業務を効率化できます。

・タスク管理

期日管理、担当者へのタスク割り当て、進捗状況の確認などを自動化することで、担当者の負担を軽減し、業務漏れやミスを防止できます。

・コミュニケーションの円滑化

事務所内での情報共有、依頼者とのコミュニケーションをスムーズに行うことで、業務の進捗を促進できます。

・ペーパーレス化

書類を電子化することで、印刷、保管、郵送などのコストを削減し、業務を効率化できます。

・データ分析

案件の進捗状況、収支状況などを分析することで、業務改善に役立てることができます。

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顧客満足度向上

・迅速な対応

必要な情報をすぐに取り出せることで、依頼者からの問い合わせに迅速に対応できます。

・正確な情報提供

最新の情報に基づいた正確な情報提供により、依頼者の信頼を得られます。

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セキュリティ強化

・アクセス制限

権限設定により、重要な情報へのアクセスを制限し、情報漏洩のリスクを低減できます。

・データのバックアップ

データを定期的にバックアップで、災害や事故によるデータ消失のリスクを回避できます。

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リスク管理

・利益相反の低減

過去対応した案件の情報を正確に把握することで、利益相反になるリスクを低減できます。

・業務継続性

災害や事故が発生した場合でも、システムを活用することで業務を継続できます。

事例①クラウド提供で場所を選ばず業務ができる。

例1）期日出廷に多くの紙の資料を持参するためカバンが重い

クラウドで提供している業務管理システムを利用すれば、紙の持ち運びすることなくパソコン1台とインターネット環境があればどこでもアクセスできます。

例2）自宅で作業したいけれど事務所にある書類がないと進められない

クラウドで提供している業務管理システムを利用すれば、在宅勤務できます。
自身のライフワークバランスに合った働き方ができます。

事例②属人的な業務を無くすことができる。

例1）特定の事務局に業務が集中し、その事務局が不在時に業務が滞ってしまう。

システム上で案件情報を共有することで、誰でも案件の状況を把握できるようになります。

例2）担当者しか案件の状況を把握しておらず、引き継ぎもスムーズに行かない。

担当者が不在時でも、情報の一元化で他のスタッフが対応できる体制を構築できます。

事例③利益相反チェックに時間がかかり、新規案件の受任を逃してしまう

例1）新規案件を受任する際、過去の案件との利益相反をチェックするのに時間がかかる。過去の案件情報を手作業で確認するため、ミスが発生する可能性もある。

システムに顧客情報や案件情報を入力することで、過去に蓄積した情報から検索することで利益相反をチェックが容易になります。過去の案件との関連性を瞬時に確認できるため、新規案件の受任機会を逃しません。

業務管理システムについて導入を考えている、興味がありましたら貴所に合ったサービスをご案内します！
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