弁護士、法律事務所におすすめする電話代行サービス

弁護士事務所にとって、電話対応は相談者、依頼者、相手方、裁判所など様々な関係者とのコミュニケーションや信頼関係構築において非常に重要な役割を果たします。しかし、弁護士業務の多忙さから、電話対応に十分な時間を割けない現状もあるのではないでしょうか。
特に、独立開業したばかりの法律事務所や小規模な法律事務所では、弁護士自身が外出することが多く、電話対応に人員を割くことが難しい場合があります。しかし、何度かけても電話に出なかったり、対応がスムーズにできなかったりすると、相手に不安を与えたり、信用を失ってしまう可能性があります。
そこで、電話業務をアウトソーシングすることで、課題解決やメリットが得られます。

この記事では弁護士、法律事務所が電話代行サービスを導入する上でのポイントやおすすめする電話代行サービスを紹介します。

一般的に、電話代行サービスとは事務所にかかってきた電話を専用スタッフが代理で一時対応するサービスです。基本的に電話の内容をヒアリングし、電話相手の社名・名前・用件を聞き取って取り次ぎのみを行うサービスが多いです。しかし弁護士法律事務所の電話応対は専門性が高く、また相談者、相手方、裁判所等様々な電話相手が荷電があるためスキルが求められ、以下のような柔軟な対応ができるサービスが望ましいです。

• 電話応答後の担当者への転送
• 外出時の代理応対
• 弁護士のスケジュールに合わせた対応
• 定型的な問い合わせへのQA対応

機会損失の防止

・新規顧客からの相談の依頼や裁判所からの管財人の依頼等、重要な電話を取りこぼすことなく対応し、受任機会の損失を防ぎます。

業務の効率化

・弁護士や事務局スタッフは、受電を気にせず集中して業務に取り組むことができ、業務効率が向上します。
・不要な営業電話や問い合わせに対応する時間を削減できます。

顧客満足度の向上

・24時間体制や土日祝日の対応が可能なサービスを利用すれば、顧客はいつでも連絡を取ることができ、安心感を与えられます。
・プロのオペレーターによる丁寧な対応により、顧客からの信頼を高めます。

コストの削減

電話対応専門のスタッフを雇用する必要がなくなり、人件費を削減できます。

1

弁護士業務への理解度

法律事務所では相談者、依頼者、相手方、裁判所など様々な関係者からの荷電があるため、法律事務所の業務内容や専門用語を理解した上で聞き取りや応対をする必要があり、一般企業向け電話対応よりも難易度が高いと言えます。
その為、弁護士、法律事務所の実績が豊富な電話代行サービスを選ぶことをおすすめします。

2

電話対応の質

電話対応サービスの中には、派遣社員やアルバイト・パートが電話対応を行うサービスがあり、その場合は対応品質にばらつきが出るようです。そのため、サービス提供元の正社員が対応を行うサービスだと安心してお任せできます。また、オペレーターに秘書検定や電話応対技能検定等の資格取得を義務付けている教育が行き届いたサービスを選ぶとなお良いでしょう。

3

セキュリティ

電話代行業務は事務所の顧客情報や個人情報を扱うため、サービス提供元に適切に管理される必要あります。顧客情報や個人情報を安全に管理できる体制が整っている、またはプライバシーマークの取得等、情報セキュリティに関する認証を取得しているサービスを選ぶことが望ましいです。

4

コスト

事務所の求めるサービス内容と予算に合ったサービスを選ぶことが重要になります。求めるサービス内容がオプション扱いになっている場合があるため、ホームページ等で費用が安く掲載されていても、安易に飛びつかないように注意が必要です。契約前に必ず以下の点を確認しましょう。

基本料金　　　：
どこまでのサービスが基本料金内で提供されるか確認しましょう。

オプション料金：
追加で必要なサービスがある場合の追加費用を確認しましょう。

トータル費用　：
基本料金とオプション料金を合わせた総費用と予算を照らし合わせて検討しましょう。

以上のポイントから「弁護士1人、小中規模法律事務所向け」におすすめする電話代行サービスをご紹介いたします。

My Team 108

ビジネスアシスト

この記事では、弁護士、法律事務所が電話代行サービスを導入する上でのポイントやおすすめする電話代行サービスを紹介しました。
この記事で紹介した内容を参考に、自事務所にあった電話代行サービスを選んでいただけると幸いです。